MKiDN dba o ochronę prywatności użytkowników i bezpieczeństwa przetwarzania ich danych osobowych oraz stosuje odpowiednie rozwiązania technologiczne zapobiegające ingerencji osób trzecich w prywatność użytkowników. Używamy także plików cookies, by ułatwić korzystanie z naszych serwisów oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci Twojego komputera lub innego urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zmienić ustawienia przeglądarki tak, aby zablokować zapisywanie plików cookies. Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności
[Zamknij]

Często zadawane pytania

1. Ile wniosków dotyczących różnych projektów może złożyć jeden wnioskodawca w ramach jednego naboru?

Nie ma limitów regulujących tą kwestię, co oznacza, że ten sam Wnioskodawca może złożyć kilka różnych wniosków w ramach jednego naboru.

2. Czy można złożyć wniosek na projekt, który jest już realizowany?

Nie z uwagi na fakt, że nie jest możliwa refundacja kosztów projektu, poniesionych przed początkową data kwalifikowalności wydatków.

Równocześnie należy pamiętać, że początkowa data kwalifikowalności wydatków to data przyznania dofinansowania na rzecz projektu (tj. podpisania przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego decyzji o dofinansowaniu projektu, na podstawie rekomendacji dokonanej przez Zespół – Komitet ds. Wyboru Projektu), a końcowa data kwalifikowalności wydatków upływa z dniem 30 kwietnia 2016 r.

W przypadku jeśli wnioskodawca ubiega się o środki z Funduszu Wspołpracy Dwustronnej, wydatki ponoszone i refundowane z tego Funduszu będą kwalifikowane od od 9 maja 2012 r. do dnia złożenia dokumentacji aplikacyjnej do Operatora Programu.

 

3. Czy dopuszczalne jest łączenie obszarów tematycznych w ramach Programu?

Aplikując do Programu należy wybrać tylko JEDEN obszar tematyczny spośród:

  • edukacja artystyczna i kulturalna,
  • dziedzictwo kulturowe, w tym dziedzictwo kulturowe materialne i niematerialne oraz literatura i archiwa,
  • muzyka i sztuki sceniczne,
  • sztuki plastyczne i wizualne.

W przypadku gdy złożoność podejmowanych działań w projekcie utrudnia jego jednoznaczną kwalifikację, wówczas należy wybrać ten obszar, który jest najbardziej priorytetowy dla projektu i w ramach którego podejmowane będzie najwięcej działań.

 

4. Jaka jest różnica między „małymi” a „dużymi” projektami w ramach Programu?

Różnicą między „małym” a „dużym” projektem jest wartość dofinansowania, która dla projektów „małych” wynosi od 50 tys. euro do 150 tys. euro, a dla projektów „dużych” powyżej 150 tys. euro do 1 mln euro.

5. Jaki jest maksymalny czas trwania projektu?

W Programie nie został określony maksymalny czas trwania projektów, jednakże należy pamiętać, że kwalifikowalność wydatków upływa 30 kwietnia 2016 r., co oznacza, że do tego czasu projekty muszą się zakończyć.

6. Czy wydarzenia realizowane w ramach dofinansowanych projektów mogą się odbywać na terenie innych krajów niż Polska i kraj/e Partnera/ów?

Tak, w ramach Programu możliwa będzie realizacja projektów na terenie wszystkich państw EOG (również poza Polską, Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) oraz państw stowarzyszonych z UE.

7. Czy w ramach Programu możliwe jest uzyskanie dotacji na organizację międzynarodowego festiwalu?

Tak, w ramach Programu możliwa jest realizacja projektów polegających na organizacji międzynarodowych festiwali, ponieważ wydatki można ponosić na terenie wszystkich państw EOG oraz państw stowarzyszonych z UE.

8. Czy w ramach projektu można realizować prace konserwatorskie?

Program nie przewiduje dofinansowania projektów polegających na pracach konserwatorskich. W ramach Programu możliwa jest realizacja projektu „miękkiego” polegającego na współpracy ekspertów w dziedzinie nowoczesnych technik konserwatorskich (w tym digitalizacji dóbr kultury); dokumentacji, ochrony, konserwacji i promocji dziedzictwa kulturowego, zwalczanie zagrożeń dla dóbr kultury, w tym zwalczanie przestępczości przeciwko zabytkom i dobrom kultury; zarządzania dziedzictwem narodowym, w ramach którego będą mogły odbywać się m.in. wizyty studyjne, warsztaty, seminaria, konferencje. Inwestycje w zakresie digitalizacji oraz prace konserwatorskie dot. zabytków ruchomych nie są kwalifikowane do wsparcia w ramach Programu.

9. W jakim języku należy złożyć wniosek aplikacyjny?

Wniosek aplikacyjny składa się z dwóch identycznych części w wersji polsko i angielskojęzycznej. Wniosek musi zostać wypełniony w obydwu częściach, a informacje w obydwu językach muszą być ze sobą spójne (niektóre rubryki jak np. część V Budżet zostaną automatycznie wygenerowane w drugiej wersji językowej po ich uzupełnieniu w części polskiej).

10. Czy w każdym wypadku wymagane jest pełnomocnictwo osoby podpisującej wniosek aplikacyjny?

Jeśli osobą podpisującą wniosek jest osoba statutowo upoważniona do reprezentowania wnioskodawcy, wówczas nie ma potrzeby załączania pełnomocnictwa. W innym przypadku pełnomocnictwo jest wymagane.

11. Czy można dołączyć do wniosku dodatkowe załączniki?

Do wniosku należy załączyć wszystkie wymagane załączniki określone w Podręczniku Wnioskodawcy „Jak aplikować o środki”. Dopuszcza się złożenie dodatkowych załączników w przypadku jeśli są one nierozerwalnie związane z przedmiotem projektu, np. piśmienne deklaracje artystów dot. potwierdzenia ich udziału w projekcie.

12. Czy jest możliwe odwołanie od oceny wniosku aplikacyjnego?

Wnioskodawca może skorzystać z procedury odwoławczej od oceny formalnej i merytorycznej. W obydwu przypadkach, tryb odwoławczy jest dwuinstancyjny. W pierwszej kolejności Wnioskodawca składa odwołanie do Operatora Programu. W przypadku negatywnego rozpatrzenia środka odwoławczego przez Operatora Programu, Wnioskodawca może złożyć ponowne odwołanie do Krajowego Punktu Kontaktowego. KPK może podtrzymać decyzję Operatora Programu, bądź skierować wniosek do ponownej oceny. Decyzja KPK jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.

Nie ma możliwości odwołania od decyzji Zespołu-Komitetu ds. Wyboru Projektów.

13. Czy instytucja współpracująca (czyli instytucja nie będąca Partnerem) może zapewnić wkład własny do projektu?

Tak, jednakże w takim przypadku wnioskodawca musi wykazać środki pochodzące od instytucji współpracującej jako swój wkład własny finansowy. W tym celu konieczne jest, aby instytucja współpracująca przekazała środki bezpośrednio do wnioskodawcy.

14. Czy koszty ponoszone przez instytucję współpracującą (nie będącą Partnerem) są kwalifikowane?

Instytucja współpracująca nie ma statusu Partnera w projekcie, a więc ponoszone przez nią koszty nie są kwalifikowane w ramach Programu. Należy też pamiętać o tym, że instytucja polska biorąca udział w projekcie może występować wyłącznie jako wnioskodawca bądź instytucja współpracująca. Zgodnie z przyjętym katalogiem Partnerów, instytucja polska nie może być Partnerem w projecie.

15. Jaki dokument należy przedłożyć w celu potwierdzenia posiadania wymaganego wkładu własnego do projektu?

Następujące dokumenty stanowią potwierdzenie wysokości posiadanego wkładu własnego do projektu: Uchwała budżetowa JST (lub jej projekt) na dany rok, ze wskazaniem, w której pozycji budżetowej zostały zarezerwowane fundusze na realizację projektu; Promesa organu prowadzącego (na etapie aplikowania) i uchwała budżetowa lub jej projekt (na etapie podpisania umowy finansowej); Dokument z banku: aktualny wyciąg bankowy lub zaświadczenie z banku wnioskodawcy/Partnera, iż na jego koncie znajduje się odpowiednia wysokość środków finansowych do sfinansowania wkładu własnego; promesa kredytowa; gwarancja bankowa Pisemne oświadczenie dyrektorów/kierowników instytucji gwarantujące wniesienie wkładu własnego do projektu (wyłącznie w przypadku Partnerów projektu z Państw-Darczyńców).

WAÅ»NE: Zobowiązanie o wniesieniu przez Partnera wkładu własnego finansowego do projektu powinno być wpisane do treści listu intencyjnego i umowy partnerskiej.

16. Czy spółka prawa handlowego jest podmiotem uprawnionym do aplikowania o środki w ramach Programu?

Nie, spółki prawa handlowego nie są podmiotami uprawnionym do ubiegania się o dofinansowanie w ramach Programu.

17. Czy jest określony minimalny czas działania fundacji, aby brać udział w naborze do Programu?

Nie, w ramach Programu nie został określony minimalny czas funkcjonowania podmiotów, które mogą być kwalifikowanymi wnioskodawcami w ramach Programu. Należy jednak pamiętać, że przy ocenie merytorycznej brane pod uwagę jest doświadczenie wnioskodawcy w realizacji projektów o charakterze kulturalnym, ze szczególnym uwzględnieniem projektów międzynarodowych.

18. Czy norweska instytucja może być liderem w projekcie?

Nie, wyłącznie polski wnioskodawca (po otrzymaniu dofinansowania – Beneficjent) może być liderem w projekcie i to z nim Operator Programu podpisuje umowę finansową.

19. Czy możliwe jest posiadanie Partnera z krajów innych niż z Państw-Darczyńców?

Posiadanie co najmniej jednego Partnera pochodzącego z Państw-Darczyńców, czyli z Norwegii, Liechtensteinu lub Islandii jest obligatoryjne. Wyłącznie instytucje z Państw-Darczyńców są uznawane za Partnerów.

Instytucje z innych państw, w tym z Polski, mogą brać udział w projekcie jako instytucje współpracujące, jednakże ich udział jest nieobowiązkowy. Należy pamiętać o tym, iż Program wspiera współpracę pomiędzy Polską a Państwami-Darczyńcami, w związku z tym udział instytucji współpracującej z innego kraju niż Państwa-Darczyńcy jest możliwy, jednak koszty poniesione w ramach takiej współpracy przez instytucję współpracującą należy zaliczyć do kosztów niekwalifikowalnych w ramach Programu. Ponadto, do udziału w projektach można zapraszać artystów z różnych krajów, których koszty wynagrodzenia będą kwalifikowane w ramach Programu, jeśli Partnerzy w projekcie wspólnie wyrażą taką wolę.

20. Czy Partner może być instytucją międzynarodową zarejestrowaną w Norwegii?

Zgodnie z wytycznymi Programu, Partner uczestniczący w realizacji projektu musi spełniać następującej warunki:

  • - pochodzić z krajów Państw-Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu, Norwegii)
  • - siedziba musi być zarejestrowana na terenie Państw-Darczyńców;
  • - jego udział w projekcie powinien być uzasadniony i na etapie wnioskowania poparty listem intencyjnym bądź Umową Partnerską, a na etapie podpisywania umowy finansowej Umową Partnerską;
  • - nie czerpie zysków z udziału w projekcie;

należy do poniższej grupy podmiotów:

  • - instytucje kultury;
  • - artystyczne szkoły i uczelnie, w tym specjalistyczne uniwersytety i uniwersyteckie colleges;
  • - samodzielne wydziały artystyczne na uczelniach o profilu ogólnym, w tym: wydziały związane z: kulturoznawstwem, historią, dziedzictwem kulturowym, zarządzaniem kulturąna uczelniach publicznych oraz wydziały artystyczne i wydziały związane z kulturoznawstwem, historią, dziedzictwem kulturowym, zarządzaniem kulturą na uniwersyteckich colleges i uniwersytetach specjalistycznych;
  • - archiwa;
  • - jednostki samorządowe;
  • - organizacje pozarządowe ze sfery kultury;
  • - podmioty gospodarcze działające non-profit w sektorze kultury.

Instytucje międzynarodowe, które wpisują się w powyższy katalog kwalifikowanych Partnerów, a ponadto są zarejestrowane na terenie Państw-Darczyńców mogą występować jako Partnerzy w projektach dofinansowanych z Programu.

21. Jakie są daty kwalifikowalności wydatków w ramach Programu?

Początkowa data kwalifikowalności wydatków to data przyznania dofinansowania na rzecz projektu (tj. podpisania przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego decyzji o dofinansowaniu projektu, na podstawie rekomendacji dokonanej przez Zespół – Komitet ds. Wyboru Projektu). Szczegółowe ramy kwalifikowalności wydatków dla poszczególnych projektów zostaną indywidualnie określone w umowie finansowej podpisanej pomiędzy Beneficjentem a Operatorem Programu, przy czym końcowa data kwalifikowalności wydatków upływa z dniem 30 kwietnia 2016 r.

22. Jakie są daty kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej na poziomie Programu?

Wydatki ponoszone i refundowane z tego Funduszu będą kwalifikowane od daty podpisania umowy ws. Programu przez Państwa-Darczyńców, tj. od 9 maja 2012 r. do dnia złożenia dokumentacji aplikacyjnej do Operatora Programu.

23. Czy we wniosku aplikacyjnym/ Planowanym budżecie projektu należy podawać koszty w kwotach netto czy brutto?

We wniosku aplikacyjnym/ Planowanym budżecie należy podawać koszty w kwotach brutto o ile koszt podatku VAT kwalifikuje się do współfinansowania w ramach Programu (koszt podatku VAT kwalifikuje się do dofinansowania tylko wówczas, gdy zostanie faktycznie i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz w przypadku, gdy Beneficjent nie może odzyskać tego podatku w oparciu o przepisy krajowe). Kwestia kwalifikowalności VAT-u sprowadza się więc do stwierdzenia czy Beneficjent może odliczyć VAT (w całości bądź strukturą), czy też nie.

W świetle ustawy o finansach publicznych można wyróżnić przypadki, kiedy VAT podlega odliczeniu, czyniąc go tym samym kosztem niekwalifikowalnym. Wówczas Wnioskodawca we wniosku aplikacyjnym posługuje się kwotami netto, jednocześnie umieszczając w uwagach informację o niekwalifikowalności VAT, oraz kwocie wydatków niekwalifikowanych (W przypadku jeśli VAT podlega odzyskaniu w części – wyłącznie ta część, która nie podlega odzyskaniu jest kwalifikowana w ramach Programu. W takiej sytuacji wnioskodawca opracowuje budżet projektu w brutto, przy czym za koszt brutto uznaje się tylko tą część VAT, która jest kwalifikowana. Ponadto, wnioskodawca wprowadza w budżet pozycję „VAT niekwalifikowany”, w której wykazuje niekwalifikowaną w ramach poszczególnych pozycji budżetowych część podatku).

24. Czy wkład rzeczowy jest kosztem kwalifikowanym w ramach Programu?

Wkład rzeczowy (w tym praca wolontariuszy) nie jest kosztem kwalifikowanym w ramach Programu.

25. Czy należy sporządzać osobny budżet kosztów ponoszonych przez wnioskodawcę i Partnera?

Wniosek aplikacyjny i załączniki dotyczą całości projektu, całości podejmowanych działań (zarówno przez Wnioskodawcę jak i przez Partnera) jak i całości ponoszonych kosztów kwalifikowalnych, bez podziału na te ponoszone przez Wnioskodawcę i te ponoszone przez Partnera. Równocześnie jednak należy zwrócić uwagę na fakt, że podział kosztów pomiędzy wnioskodawcę i Partnera musi zostać wykazany w Umowie Partnerskiej (budżecie stanowiącym załącznik do Umowy Partnerskiej).

26. Czy w ramach Programu do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć nagranie i wydanie płyty?

Taki rodzaj wydatku jest kwalifikowalny w ramach Programu, o ile został zaplanowany na etapie wniosku, realizuje jego cele oraz ewentualnie wygenerowany zysk zostanie przeznaczony na realizację projektu. Taki rodzaj działania powinien także przyczynić się do rozpowszechnienia i promocji rezultatów projektu.

27. Czy w ramach Programu do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć nagranie filmu? Czy w ramach Programu do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć wynajęcie kopii filmów od Partnera będącego instytucją dystrybuującą kopie filmowe?

Środki w ramach Programu nie są przeznaczone na produkcję filmową. W uzasadnionych przypadkach możliwe będzie nagranie filmu, o ile realizuje on cele Programu i jest uzasadniony specyfiką danego projektu, np. jako materiał sprawozdawczy lub promocyjny z projektu. Jeżeli Partner, dystrybuujący kopie filmowe, wpisuje się w uprawnione kategorie Partnerów, a także nie czerpie zysków z wynajmowania kopii filmów, wówczas taki projekt ma szanse otrzymania dotacji w ramach Programu.

28. Czy koszty związane z nagrodami przewidzianymi w trakcie realizacji projektu (np. nagrody konkursowe) są kosztami kwalifikowanymi?

Koszty nagród nie są kosztami kwalifikowanymi.

29. W jaki sposób rozwiązać kwestię zatrudnienia np. norweskiego kuratora biorącego udział w projekcie? Kto powinien zatrudnić taką osobę: polski lider czy Partner? Czy zatrudnienie ma się odbyć na podstawie umowy zawartej wg polskiego czy norweskiego prawodawstwa?

Uczestnicy biorący udział w projekcie mogą być zatrudniani zarówno przez lidera jak i Partnera, jednakże sugerowane jest aby uczestnicy norwescy byli zatrudniani przez swoje instytucje macierzyste. Środki na wynagrodzenia dla osób, które zajmują się działaniami związanymi z projektem, mogą być współfinansowane z otrzymanej dotacji w ramach Programu.

30. Czy w osoby obsługujące projekt (koszty zarządzania) muszą być rozliczane na podstawie umowy o pracę, czy mogą być rozliczane na podstawie umowy zlecenie?

W ramach projektów można zatrudniać osoby obsługujące projekt (koszty zarządzania) zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i innych umów cywilnoprawnych.

31. W ramach Programu wymagane jest wyodrębnienie osobnego rachunku bankowego do obsługi środków pochodzących z udzielonego dofinansowania z Programu. Czy odsetki gromadzone na rachunku bankowym powinny zostać zwrócone na konto Operatora?

W przypadku jeśli odsetki pochodzą od środków własnych Beneficjenta, zysk z nich nie pozostaje w kwestii zainteresowań Operatora. W przypadku jeśli odsetki pochodzą od środków z dofinansowania w ramach Programu, powinny one zostać zwrócone na konto Operatora, zgodnie z zapisami umowy finansowej.

32. Czy Partner powinien posiadać wyodrębnione konta księgowe, prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową na zasadach analogicznych jak Beneficjent?

Sposób prowadzenia konta księgowego zależy od Beneficjenta, ponieważ to na nim spoczywa obowiązek rozliczenia Partnera. Operator podpisuje umowę finansową, której stroną jest polski Beneficjent, na którym spoczywa obowiązek poprawnego rozliczania projektu.

33. Czy jest możliwe przekazywanie Partnerowi transz zaliczkowych? Czy ewentualnie nagromadzone odsetki powinny być także zwrócone na konto Operatora?

Operator nie przekazuje środków (zaliczek) Partnerowi. Kwestia ewentualnego przekazywania zaliczek Partnerowi przez Beneficjenta powinna zostać uregulowana w umowie partnerskiej. Należy jednak pamiętać, że w ramach Programu rozliczeniu podlegają jedynie wydatki rzeczywiście poniesione. Zaliczka do takich wydatków nie należy, zatem rozliczenie jej może nastąpić dopiero przy rozliczeniu płatności końcowej za usługę lub dostawę.

34. Czy w opisie dokumentu księgowego (np. faktury) potrzebne jest określenie udziału własnego, czy wystarczy podać koszt finansowany z Programu?

Obowiązujący wzór opisu dokumentów finansowych będzie określony przez Operatora i przedstawiony w II części Podręcznika Beneficjenta „Jak rozliczać środki”.

35. Czy dopuszcza się rozliczanie Partnera z Beneficjentem poprzez noty obciążeniowe?

Taki sposób rozliczania między Partnerami jest rekomendowany przez Operatora. Należy tylko pamiętać, że sposób rozliczania wydatków między Partnerami powinna regulować Umowa Partnerska; nota musi zostać później - na potrzeby rozliczenia się z Operatorem – opisana przez Partnera lub Beneficjenta, tj. m.in. musi w niej zostać zidentyfikowany wydatek objęty notą w porównaniu z budżetem projektu; Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność rozliczenia z Partnerem.

36. Czy waluta noty obciążeniowej ma być zgodna z walutą kraju, w którym poniesiony został wydatek?

Tak, waluta noty obciążeniowej musi być zgodna z walutą, w której poniesiony został wydatek. Należy jednak pamiętać, że w raporcie okresowym/końcowym przedstawia się wydatki poniesione w PLN, w związku z tym należy wcześniej dokonać odpowiedniego przewalutowania.

37. Po jakim kursie należy przeliczać wydatki poniesione w innej walucie niż PLN?

W celu rozliczenia wydatku w innej walucie niż PLN, należy stosować kurs z: przelewu bankowego, rachunku z kantoru wymiany walut, średni kurs z NBP z dnia poniesienia wydatku itp. Z uwagi na wieloletni okres wdrażania Programu, nie przewiduje się ustalenia stałego kursu wymiany dla potrzeb rozliczenia wydatków.

38. Czy dla rozliczenia czasu pracy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę (etat) a czasowo oddelegowanego do realizacji projektu należy stosować kartę pracy, czy wystarczy określenie czasu w dokumencie oddelegowującym pracownika?

W przypadku jeśli pracownik oddelegowany jest w pełnym wymiarze czasu pracy - wówczas wystarczy zmiana zakresu obowiązków, w przypadku jeśli pracownik oddelegowany jest tylko w części swojego wymiaru czasu pracy - wtedy konieczna jest karta czasu pracy.

39. W jaki sposób ewidencjonować podróż lokalną samochodami służbowymi (np. faktura za paliwo) Partnera i prywatnymi wykorzystywanymi do celów służbowych pracowników Partnera? Czy wystarczy nota obciążeniowa wystawiona przez Partnera na podstawie delegacji?

Rozliczanie podróży służbowych lokalnych przez Partnera musi być zgodne z przepisami kraju Partnera. Dokumentem potwierdzającym poniesione koszty podróży będzie nota obciążeniowa wystawiona na Beneficjenta wraz z zestawieniem właściwych dowodów finansowych Partnera.

40. Zgodnie z wytycznymi Programu, aby koszty zostały uznane za kwalifikowane muszą być zgodne z prawem zamówień publicznych. Czy w Programie przewidziano stosowanie uproszczonej procedury dla realizacji zamówień poniżej kwoty 14 000 euro? Czy Partner powinien stosować polskie regulacje o zamówieniach publicznych?

Dla zamówień powyżej 14 tys. euro obowiązują pełne zapisy Ustawy PZP, poniżej tego progu Beneficjenta obowiązują Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 204 r. – Prawo zamówień publicznych. Partner powinien dokonywać zamówień zgodnie ze swoim prawodawstwem, jednak na każde wezwanie Beneficjenta czy innego organu kontroli powinien być w stanie wykazać, że wydatek był uzasadniony, nie została naruszona zasada konkurencyjności oraz transparentności.

41. Czy artyści pochodzący spoza Państw-Darczyńców i Polski mogą wziąć udział w projekcie, a koszty ich wynagrodzeń będą kwalifikowane w ramach Programu?

Tak, koszty wynagrodzeń artystów i specjalistów zaangażowanych w realizację projektu mogą dotyczyć osób spoza Państw-Darczyńców oraz Polski jeśli zostały one zaplanowane w planowanym budżecie i są uzasadnione specyfiką projektu.

42. Czy w ramach Programu zostały przewidziane limity finansowe dla kosztów wynagrodzeń artystów/ekspertów zaangażowanych w realizację projektu?

W ramach Programu nie ma limitów określających maksymalny poziom wynagrodzeń dla artystów/ekspertów zaangażowanych w realizację projektu. Należy jednak pamiętać, że ocenie merytorycznej będą podlegały wydatki na działania artystyczne/merytoryczne w ramach projektu, w tym ich racjonalność i niezbędność oraz ich oszacowanie na realnym poziomie.

43. Czy w ramach Programu zostały przewidziane limity finansowe dla kosztów wynagrodzeń osób obsługujących projekt w ramach kosztów zarządzania?

W ramach Programu nie ma limitów określających maksymalny poziom wynagrodzeń dla osób obsługujących projekt w ramach kosztów zarządzania. Należy jednak pamiętać, że ocenie merytorycznej będą podlegały wydatki na zarządzanie projektem, w tym ich oszacowanie na realnym poziomie oraz ich racjonalne rozłożenie w czasie. Ponadto, koszty wynagrodzeń osób obsługujących projekt nie będą mogły być zwiększone w trakcie realizacji projektu.

44. W jaki sposób należy dokumentować wydatki w ramach Programu?

Wydatki uznaje się za poniesione, gdy koszt został zafakturowany, zapłacony, a przedmiot dostarczony (w przypadku towarów) lub wykonany (w przypadku usług) i odebrany. Do dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki oraz potwierdzającej i uzasadniającej prawidłową realizację projektu zaliczają się kopie dokumentów finansowych, w tym: faktury (lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej); noty z zestawieniem poniesionych przez Partnera projektu wydatków; potwierdzenia dokonania zapłaty; umowy zawarte z wykonawcami; pisemne potwierdzenia wykonania usługi/dzieła; pracownicze listy płac; wykonane dzieła (jeśli dotyczy – np. materiały informacyjno-promocyjne). W przypadku Partnerów projektu, których główna siedziba mieści się w Państwie-Darczyńcy, raporty niezależnego biegłego rewidenta potwierdzające, że zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera, będą wystarczającym dowodem poniesienia kosztów przez Partnera projektu. W przypadku wątpliwości, Operator Programu może się zwrócić do Beneficjenta o dalsze wyjaśnienia.

45. W jaki sposób należy rozliczać koszty pośrednie w ramach Programu?

Koszty pośrednie to wszystkie kwalifikowalne koszty, które nie mogą być jasno wskazane przez Beneficjenta i/lub Partnera/ów projektu, jako bezpośrednio związane z projektem, ale które można wskazać i uzasadnić w ramach systemu rachunkowości, jako poniesione w związku z bezpośrednimi kosztami kwalifikowalnymi projektu. Nie mogą one obejmować żadnych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych. Pośrednie koszty projektu reprezentują właściwą część kosztów ogólnych Beneficjenta lub Partnera/ów projektu. Koszty pośrednie będą rozliczane na podstawie rzeczywistych kosztów pośrednich Beneficjenta i Partnerów projektów, którzy posiadają system księgowości analitycznej do określenia ww. kosztów pośrednich, kwalifikowanych w ramach Programu. W przypadku Partnerów projektu, których główna siedziba mieści się w Państwie-Darczyńcy, raporty niezależnego biegłego rewidenta potwierdzające, że zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera, będą wystarczającym dowodem poniesienia kosztów przez Partnera projektu. Metoda obliczania kosztów pośrednich i ich maksymalna wysokość jest określona w umowie w sprawie projektu. Metoda obliczania kosztów pośrednich Partnera projektu jest określona w Umowie Partnerskiej zawartej między Beneficjentem a Partnerem projektu.

46. Czy w ramach projektu można ponosić koszty tłumaczeń?

Szczegółowy budżet projektu w ramach Programu dopuszcza stworzenie pozycji budżetowej na tłumaczenia w ramach projektu. Tłumaczenia powinny zostać przyporządkowane do kategorii I. Koszty zarządzania lub kategorii II. Koszty działań merytorycznych projektu. W związku z powyższym, w zależności od przeznaczenia tłumaczeń, ich koszt należy ująć w pkt. I.2 Planowanego budżetu projektu, tj. pozycji Koszty materiałów i usług niezbędnych do prowadzenia projektu lub w pkt. II.6 Koszty materiałów i usług związanych z organizacją i obsługą wydarzeń w ramach projektu.

47. Jaki jest okres aktualności dokumentów potwierdzających wkład własny do projektu?

Dokumentacja przedkładana wraz z wnioskiem aplikacyjnym musi być aktualna zarówno na etapie oceny wniosku aplikacyjnego jak i na etapie podpisywania umowy finansowej i za jej poprawność i zgodność ze stanem faktycznym odpowiada wnioskodawca składając podpis pod Oświadczeniami we wniosku aplikacyjnym. Co do zasady uchwała budżetowa JST lub promesa organu prowadzącego pozostają w mocy w danym roku budżetowym (chyba, że zostanie zmieniona przez organ, który ją wydał). Z kolei wyciąg bankowy jest aktualny na moment jego wydania, więc Operator Programu na każdym etapie oceny wniosku lub przygotowania umowy finansowej z wnioskodawcą może się zwrócić do wnioskodawcy z prośbą o uaktualnienie otrzymanej dokumentacji.